吉安市建筑協(xié)會(huì)辦公管理制度

為加強(qiáng)協(xié)會(huì)行政管理，建立規(guī)范化的工作體系，健全長(zhǎng)效機(jī)制，提高協(xié)會(huì)工作效率和服務(wù)水平。根據(jù)本會(huì)章程的有關(guān)規(guī)定，特制訂辦公管理制度，使辦公室工作有章可循、照章辦事，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范、有序地開(kāi)展。

一、會(huì)議制度

（一）工作會(huì)議

1、協(xié)會(huì)的工作會(huì)議為：會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議，均由會(huì)長(zhǎng)主持，秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排。

2、秘書(shū)處辦公室是工作會(huì)議的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作、會(huì)議記錄、整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)會(huì)長(zhǎng)簽發(fā)。

3、理事會(huì)和常務(wù)理事會(huì)每年不少于一次，會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議每半年不少于一次。

（二）秘書(shū)處辦公會(huì)議

1、秘書(shū)處辦公會(huì)議分為辦公例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議兩種，辦公例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議均由秘書(shū)長(zhǎng)主持。辦公室應(yīng)在會(huì)前將辦公例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議的內(nèi)容報(bào)告會(huì)長(zhǎng)。秘書(shū)處辦公例會(huì)原則上每月末舉行一次，臨時(shí)會(huì)議由秘書(shū)長(zhǎng)根據(jù)工作需要確定。

2、秘書(shū)處辦公例會(huì)包括：檢查當(dāng)月工作計(jì)劃完成情況，分析未完成工作的原因，提出解決的辦法；安排下月工作及其它事宜。

3、辦公會(huì)議實(shí)行民主集中制原則，如有重大問(wèn)題，報(bào)請(qǐng)會(huì)長(zhǎng)或常務(wù)理事會(huì)決策。

4、秘書(shū)處辦公例會(huì)的事項(xiàng)和內(nèi)容由辦公室負(fù)責(zé)，并做好會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)后印發(fā)各部（室）執(zhí)行，重要事項(xiàng)抄報(bào)理事或常務(wù)理事。

5、參加辦公會(huì)議的人員為秘書(shū)處全體人員。

二、文件管理規(guī)定

秘書(shū)長(zhǎng)是協(xié)會(huì)秘書(shū)處文件管理的負(fù)責(zé)人，辦公室是文件管理的責(zé)任部門，各部（室）依照本規(guī)定履行職責(zé)。

（一）行文管理

1、秘書(shū)處行文使用兩個(gè)文號(hào)，即“吉建協(xié)字”和“吉建協(xié)秘字”。“吉建協(xié)字”適用于以協(xié)會(huì)名義發(fā)出的文件，包括上行文、對(duì)會(huì)員單位等的正式文件，該文號(hào)需加蓋協(xié)會(huì)印章。“吉建協(xié)秘字”是以秘書(shū)處的名義發(fā)出的文件，主要是各部（室）具體業(yè)務(wù)工作文件和秘書(shū)處的內(nèi)部事務(wù)管理文件等，該文號(hào)需加蓋秘書(shū)處印章。

2、各類文件實(shí)行“誰(shuí)起草誰(shuí)校對(duì)的原則”。辦公室對(duì)文件負(fù)責(zé)審核，報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)或會(huì)長(zhǎng)批示簽發(fā)，并負(fù)責(zé)文件的文號(hào)編發(fā)、承印等工作。

3、以“吉建協(xié)字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)會(huì)長(zhǎng)簽發(fā)，以“吉建協(xié)秘字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)。

4、行文執(zhí)行登記制度，由辦公室具體負(fù)責(zé)。

5、各類文件行文需使用《吉安市建筑協(xié)會(huì)行文呈批表》。

（二）收文管理

1、各級(jí)單位的來(lái)文來(lái)函或網(wǎng)上下載的各類文件，由辦公室負(fù)責(zé)接收、登記、呈批和歸檔。

2、辦公室根據(jù)來(lái)文來(lái)函的保密等級(jí)填寫《吉安市建筑協(xié)會(huì)文件傳閱處理表》，報(bào)秘書(shū)處或協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)閱示。

三、印章管理規(guī)定

（一）協(xié)會(huì)的行政印章和業(yè)務(wù)專用章實(shí)行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

（二）辦公室是印章管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)印章的刻制、保管和使用記錄，并設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

（三）“吉安市建筑協(xié)會(huì)”印章的使用，由會(huì)長(zhǎng)審批。“吉安市建筑協(xié)會(huì)秘書(shū)處”印章的使用由秘書(shū)長(zhǎng)審批。

（四）協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)專用章由主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定使用印章。

（五）印章保管人員應(yīng)保證在受控的情況下使用印章。

（六）授權(quán)委托書(shū)、法定代表人證明書(shū)、介紹信、證明書(shū)等，由專人保管，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后開(kāi)具，并留底備查。

四、檔案管理制度

1、協(xié)會(huì)檔案由辦公室專人管理（財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)管理），內(nèi)容包括：會(huì)議文件、人事機(jī)構(gòu)、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、協(xié)會(huì)期刊、行業(yè)信息、年鑒資料等。凡能夠反映協(xié)會(huì)工作情況并具有查考利用的文件材料，以及與協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料均屬歸檔范圍。

2、每年第一季度，各部、室及職能人員將上一年度各自的歸檔資料整理后交檔案專管人員登記、編號(hào)、歸檔。檔案專管人員有責(zé)任催促有關(guān)人員提交歸檔資料。

3、非協(xié)會(huì)人員不得查閱檔案，并且做好保密工作。

五、辦公用品管理規(guī)定：

1、秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批辦公用品采購(gòu)、分配計(jì)劃。

2、辦公室負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施辦公用品采購(gòu)、分配計(jì)劃。

3、采購(gòu)的辦公用品由專人負(fù)責(zé)登記、發(fā)放、保管。

4、辦公用品使用厲行節(jié)約，由辦公室督促、控制。

六、學(xué)習(xí)制度

1、每月組織秘書(shū)處人員進(jìn)行一次集體學(xué)習(xí)。

2、學(xué)習(xí)上級(jí)有關(guān)文件、黨的基本知識(shí)，強(qiáng)化全心全意為會(huì)員服務(wù)的理念，廉潔自律，勤于服務(wù)。

3、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、法律、法規(guī)等方面的知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)和工作水平。

4、學(xué)習(xí)要理論和實(shí)際結(jié)合，要有創(chuàng)新意識(shí)。

七、考勤制度：

1、部、室（分會(huì)）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部、室（分會(huì)）人員的考勤。

2、辦公室負(fù)責(zé)收交協(xié)會(huì)工作人員的考勤記錄并存檔。

3、協(xié)會(huì)秘書(shū)處實(shí)行每周五天工作制，執(zhí)行國(guó)家法定的節(jié)假日和雙休日。

4、病、事假審批：①病假憑醫(yī)院病休證明；②事假一天的，經(jīng)部、室（分會(huì)）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；一天以上三天以內(nèi)的。由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；三天以上的由秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)。

5、市內(nèi)離崗?fù)獬龉ぷ髡撸瑢?shí)行告知制度，部、室（分會(huì)）人員要告知部、室（分會(huì)）負(fù)責(zé)人，部、室（分會(huì)）負(fù)責(zé)人要告知秘書(shū)長(zhǎng)。

八、調(diào)研制度

（一）圍繞協(xié)會(huì)中心工作和事關(guān)全行業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，年初由秘書(shū)室提出本年度調(diào)研工作意見(jiàn)以及重點(diǎn)調(diào)研課題規(guī)劃，報(bào)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（二）根據(jù)調(diào)研計(jì)劃，明確調(diào)研目的、內(nèi)容、范圍，開(kāi)展以實(shí)地考察與跟蹤調(diào)研相結(jié)合、了解實(shí)情與及時(shí)反饋信息相結(jié)合、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與提出解決問(wèn)題、改進(jìn)工作的對(duì)策、建議相結(jié)合，切實(shí)增強(qiáng)調(diào)研的針對(duì)性和實(shí)效性。對(duì)于行業(yè)重大的、全局的、前瞻的課題，可從相關(guān)部門抽調(diào)人員，組成重點(diǎn)課題調(diào)研組，集中調(diào)研，重點(diǎn)突破。

（三）在調(diào)查研究中，要深入實(shí)際，實(shí)事求是，做到全面客觀的采集信息，經(jīng)過(guò)分析和歸納，得出科學(xué)的符合實(shí)際的結(jié)論，為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。

（四）調(diào)研活動(dòng)結(jié)束后要及時(shí)形成書(shū)面材料，送領(lǐng)導(dǎo)審閱，搞好調(diào)研成果轉(zhuǎn)化。

九、防火治安管理制度：

1、秘書(shū)長(zhǎng)是協(xié)會(huì)防火治安管理的責(zé)任人。辦公室是責(zé)任部門，設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

2、辦公室負(fù)責(zé)對(duì)辦公場(chǎng)所治安防火工作的檢查、督促。

3、每天進(jìn)行防火檢查，嚴(yán)格控制火源，妥善處理易燃品。

4、對(duì)滅火器定期進(jìn)行檢查，按規(guī)定進(jìn)行更換。